Het personeelshandboek, een uitgebreid bedrijfsreglement waarin algemene afspraken en informatie over de bedrijfsvoering zijn vastgelegd. Naar mijn idee is het meer dan dat en ik zie het dan ook als een basis voor het arbobeleid.
De RI&E
Als je de risico- inventarisatie en evaluatie hebt uitgevoerd en het plan van aanpak hebt opgesteld dan kun je aan de hand hiervan het personeelshandboek opstellen, de risico’s van het bedrijf zijn nu goed in kaart gebracht en nu kun je vorm gaan geven aan het arbobeleid.
Je kunt bijvoorbeeld een hoofdstuk wijden aan persoonlijke beschermingsmiddelen. Je vertelt hier kort en bondig over het gebruik, het waarom en het onderhoud van de PBM’S je kunt eventueel ook ontvangst formulieren als bijlage toevoegen.
[Soms als een bedrijf meerde soorten PBM’S gebruikt of veel risicovolle werkzaamheden heeft dan is het praktischer om een korte handleiding ‘gebruik PBM’ te maken of een ‘veilig- en gezond werken instructieboek’ en dit als een los document te zien.]
Een investering
Het kan best veel tijd kosten, het opstellen van een goed personeelshandboek gericht op jouw bedrijf. Maar je hoeft het maar één keer goed te doen, vervolgens is het een kwestie van aanpassen en opnieuw uitbrengen.
Bijvoorbeeld bij wetswijzigingen denk aan 2018 toen de AVG in het leven werd geroepen, in het personeelshandboek kun je hier dan aandacht aan schenken. Maar ook de vernieuwde Arbowet van 2017, heeft u al met uw medewerkers gecommuniceerd wat de belangrijkste punten zijn omtrent het basiscontract? en weten ál uw medewerkers al dat ze recht hebben op een second opinion van een andere bedrijfsarts als dit nodig is?
Een actueel document
Het is wel belangrijk dat je werknemers beschikken over de nieuwste versie, zorg er dus voor dat het een actueel document is, maar zorg er ook voor dat iedereen op de hoogte is van wijzigingen. Bespreek het handboek dan ook op regelmatige basis met de medewerkers (of de medewerkersvertegenwoordiging).
De medewerkers krijgen het handboek uiteraard mee naar huis. Daarnaast is het zaak om de personeelshandboeken op vaste plekken in het bedrijf neer te leggen zodat een ieder hier een blik op kan werpen als dit nodig is.
Wat kun je nog meer met het personeelshandboek?
Gebruik het als handleiding voor nieuwe medewerkers zo vergeet je geen belangrijke (Arbo) informatie te verstrekken én loop je niet het risico dat een nieuwe werknemer op een rijdende trein stapt zonder vooraf de juiste informatie te ontvangen. Een ander bijkomend voordeel is dat de nieuwe medewerker gelijk weet wat hem te wachten staat, en eventuele onduidelijkheden kunnen weggenomen worden.
Denk dan aan arbeidsvoorwaarden, werktijden en verlofregelingen maar bijvoorbeeld ook aan de verwerking van persoonsgegevens (AVG), bedrijfsregels, vertrouwenspersoon, vakantie- en vrije dagen. Vergeet vooral niet om ook te vermelden wat de vakantie- en vrije dagen zijn.
Online versie
Oh ja, je kan het handboek natuurlijk ook in een online omgeving plaatsen i.v.m. milieu e.d. Al zou ik dit persoonlijk niet aanraden, een fysieke versie trekt naar mijn idee nog steeds de meeste aandacht.
Tot slot
Zorg ervoor dat het personeelshandboek geen doel op zich is, maar gebruik het als ondersteuning voor veilig- en gezond werken. Maak het makkelijk en leuk leesbaar, desnoods met veel afbeeldingen.
Bedankt voor het lezen, wil je meer weten of wil je dat ik een handboek voor jullie bedrijf opstel?
Bel mij dan op 06-50501850 of stuur mij een mail: info@office44.nl